4 dicas para otimizar a administração de aluguel e melhorar seus resultados
Embora haja alguns players de vanguarda, o setor de gestão imobiliária ainda não está alinhado ao ritmo de transformação digital da atualidade. A indústria já tem robôs que atuam sozinhos na linha de montagem, e o varejo desenvolve novos produtos com base na coleta de dados dos consumidores. Enquanto isso, muitas assessorias de imóveis ainda fazem administração de aluguel como se usasse na década de 80.
Ligações telefônicas de cobrança, controle de contratos por planilhas em Excel, excesso de corretores disputando áreas entre si, visitas desperdiçadas, papeladas, cartórios… Essa dinâmica não combina com a era dos contratos assinados eletronicamente, da mobilidade, realidade virtual e da computação neuromórfica.
Ao mesmo tempo em que se questiona a eficiência da gestão imobiliária tradicional, as dificuldades de gestão de custos também pressionam o setor à adaptação, sob a ameaça de perder competitividade para os rivais menos resistentes à tecnologia.
Sua imobiliária ainda é conservadora nos processos internos? Então vale a pena conhecer algumas iniciativas que já se tornaram comuns em países europeus e que começaram a ser exigidas no mercado interno!
1. Troca da assinatura manuscrita pela eletrônica
Se a administração de aluguel e a venda em sua imobiliária ainda seguem um fluxo analógico, o primeiro passo para a evolução seria trocar a montanha de contratos em papel pelo ambiente “paperless”, no qual todo o ciclo documental é gerado, assinado e armazenado digitalmente.
Hoje em dia, há no mercado várias soluções de assinatura eletrônica obtidas via SaaS (Software como Serviço), mediante mensalidade acessível e em ambiente web (sem necessidade de instalações). Essas características permitem que todos os seus contratos de locação sejam firmados de forma eletrônica (importação de imagem da assinatura/subscrição no tablet) ou digitalmente (certificado digital).
O ciclo de um contrato envolve elaboração de minuta, remessa por e-mail aos interessados, agendamento de visita à imobiliária (para realização da assinatura), condução das vias ao cartório e posterior devolução das folhas a cada signatário via Sedex/motoboy.
Todos esses custos administrativos, bem como o extenso timing de fechamento de negócios (que pode ultrapassar os 15 dias), podem ser substituídos pela instantaneidade da assinatura eletrônica. Esse recurso não somente ajuda a dar mais velocidade de execução, mas também facilita a própria administração de aluguel, com controles de cláusulas contratuais de fácil acesso e sem riscos de extravios.
2. Digitalização dos documentos de apoio imobiliário
Em um segundo momento, a reorganização de toda a documentação imobiliária de seu estabelecimento será fundamental para aumentar a produtividade da equipe e fortalecer a segurança jurídica de seu negócio. Afinal, basta extraviar um termo de vistoria para que a administradora perca força em uma eventual ação judicial, manchando sua imagem no mercado.
Uma imobiliária lida diariamente com diversos documentos, entre escrituras, recibos de locação, aditamentos contratuais, notificações extrajudiciais, arquivos de corretagem, declarações de entrega de chaves e muitos outros comprovantes.
Não ter controle absoluto sobre todo esse patrimônio faz com que seus funcionários não consigam detectar com rapidez eventuais atrasos em mensalidades ou confirmações de garantias, por exemplo. E isso traz enormes prejuízos a todos.
Faz também com que suas próprias obrigações perante os locadores não sejam realizadas com eficiência (caso do repasse de valores aos proprietários). É preciso digitalizar seu acervo documental para garantir precisão, confiabilidade de processos e custos mais baixos.
Além da tramitação digital de contratos (com assinatura eletrônica), você pode digitalizar todos os seus documentos gradualmente, alocando-os na nuvem para dar mais mobilidade à sua gestão imobiliária — em especial no controle da administração de aluguel.
3. Redução/eliminação dos intermediários
Você pode ir além da assinatura eletrônica e da digitalização documental, uma vez que a tecnologia trouxe inúmeras possibilidades de reinvenção em assessoria imobiliária. Quando nos aprofundamos no tema, a primeira porta que se abre é a redução (ou até mesmo eliminação completa) da figura do corretor de imóveis. Parece absurdo? Nem tanto.
Por que você precisa de corretores para buscar imóveis em sites de classificados se um software pode fazer isso para você? Por que alinhar os horários dos clientes aos do corretor se a instalação de sistemas de chaves inteligentes nos apartamentos permite que as visitas sejam agendadas e executadas pelo interessado, de forma independente, quando ele desejar?
Um padrão pré-programado de negociação poderia, inclusive, ser definido em sua plataforma, de modo que todo o acerto financeiro fosse feito pela web (com a ajuda de soluções de aprendizado de máquina). Nesse nível de tecnologia em gestão imobiliária, até aqui, nenhum funcionário teria feito a mediação entre o prospect e a imobiliária.
Com planejamento e investimento em inovação, no médio prazo, todos os seus processos podem se tornar digitais. E isso reduziria a presença do corretor em sua imobiliária.
Assim, seria possível trocar as pesadas comissões (6% nas vendas e 1º aluguel integral em caso de locação, por exemplo) por uma taxa fixa, mais barata, de simples gerenciamento e que injetaria muito mais competitividade ao seu negócio. Tudo isso facilita a gestão.
4. Otimização da organização interna com uma solução completa para imobiliárias
Controlar o ajuste o IGP-M em um contrato de aluguel não pode ser tão complicado. Mas e se estivermos lidando com 80, 150, 200 documentos simultaneamente? E o que dizer da gestão de imóveis de veraneio , em que valores de entrada e parcela são flexíveis e mudam muito a longo dos meses?
O ambiente imobiliário atual é complexo demais para ser controlado em planilhas eletrônicas. O novo cliente "omnichannel", por exemplo, analisa por si mesmo a capacidade financeira de um pretendente localizador, utilizando apenas serviços disponíveis na web pelos órgãos de proteção ao crédito. Se uma preocupação por segurança, ele também pode contratar um seguro-aliança. Sem intermediário de ninguém.
Todo esse processo de mudança no setor significa que o cliente moderno precisa cada vez menos de uma imobiliária “das antigas”. Ou você pode consultar sua administradora se manter atraente, é preciso ir adiante. Ofereça mais e obtenha uma gestão de imóveis totalmente automatizada e integrada, com interação dinâmica e mobilidade.
Um sistema de gestão imobiliária de ponta pode fornecer tudo isso: modelos de registro, registro de taxas e atualização automática de alíquotas, monitoramento automático de controles, disparos de alertas (para gestor e locatário) em caso de atraso no pagamento, expedição eletrônica de intimações extrajudiciais, controle de garantias etc.
Em resumo, uma solução completa para imobiliárias é muito mais do que luxo. É obrigatório quem quer crescer no segmento!
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