Assembleia virtual: aprenda como organizar e conduzir esse tipo de reunião

Assembleia virtual

Em tempos de COVID-19, os condomínios têm um papel fundamental no combate à pandemia. Afinal, o isolamento domiciliar e as orientações adequadas sobre o uso de áreas comuns são cruciais para reduzir as hipóteses de propagar o contágio. Dito isso, a assembleia virtual tem se mostrado como uma ótima alternativa de substituição das reuniões condominiais comuns.

Dessa forma, conselheiros, síndicos e moradores podem se manter informados a respeito das questões cotidianas do condomínio, opinar em pautas de interesse geral, entre outras tarefas, sem perder o objetivo principal: combater o coronavírus. Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda qual a importância de uma assembleia virtual, suas principais vantagens e como realizá-la. Continue a leitura e confira!

Por que a assembleia virtual é importante?

Todo condomínio realiza reuniões periódicas com a finalidade de discutir questões que envolvam o convívio e a qualidade de vida dos moradores. Em tempos de isolamento e distanciamento social, a assembleia virtual se mostra como uma ótima alternativa para que os assuntos continuem sendo tratados, só que no âmbito digital.

Em outras palavras, ela permite que as questões mais diversas possam ser levantadas, como:

Lembrando que, desde que esteja de acordo com os preceitos do Código Civil, a assembleia virtual tem a mesma validade de uma assembleia presencial.

Como funciona a assembleia virtual?

Para que uma assembleia virtual tenha validade jurídica e seja devidamente reconhecida, ela precisa cumprir com uma série de requisitos. Em primeiro lugar, a Convenção Condominial não pode ser proibida. Caso julgue necessário, o síndico pode sugerir que ela receba uma alteração que inclua essa possibilidade.

Depois disso, é fundamental que todos os envolvidos estejam devidamente treinados e capacitados para lidar com a tecnologia. Como gestor, o síndico profissional deve levar em consideração o fato de que existem condôminos com dificuldades ao lidar com dispositivos eletrônicos. Portanto, deve se antecipar a fim de que isso não se torne um empecilho.

O próximo passo é aderir a uma plataforma digital capaz de realizar a assembleia virtual. Ela deve ser segura, estável, à prova de fraudes, que permita a auditoria de votos e que ofereça um recurso para controlar as procurações. Feito isso, o síndico precisa solicitar que todos os condôminos se cadastrem na ferramenta.

Feita a inscrição, eles poderão participar dos fóruns e grupos de discussões pertinentes aos interesses do condomínio, elaborar pautas e realizar votações que determinem melhorias necessárias. Os resultados da votação ficarão disponíveis em aberto por um certo período. Ao fim, o síndico poderá registrar a ata da reunião em cartório.

Quais são suas vantagens?

O principal benefício, sem dúvida, é o aumento da participação dos moradores nas decisões dos assuntos em comum do codomínio. Enquanto em uma assembleia presencial dificilmente se consegue reunir metade dos condôminos, uma assembleia virtual tem uma diferença notável de envolvidos.

Além do mais, esse tipo de reunião pode melhorar a convivência, amenizar conflitos acalorados e acabar com a falta de objetividade entre os vizinhos — que são acontecimentos corriqueiros nas assembleias comuns. Isso quer dizer que a assembleia virtual traz mais organização e agilidade e os moradores se tornam muito mais conscientes em relação às decisões e propostas realizadas.

De que maneira deve se organizar uma assembleia virtual?

A assembleia virtual deve ser realizada por meio de uma plataforma digital ou um software online para administração de condomínios. A ferramenta deve oferecer recursos mínimos para que os moradores participem das questões importantes, sem que isso precise ser feito presencialmente.

Desse modo, as reuniões são feitas no ambiente virtual, assim como a contabilização dos resultados de uma votação. Contudo, para garantir a execução correta, a assembleia precisa considerar alguns fatores, como:

  • elaboração de pautas — deve-se sempre começar com assuntos mais simples e leves, que não gerem grandes discussões, para que o índice de aceitação dos condôminos seja maior;
  • convenção e edital — ao organizar uma assembleia virtual é necessário alterar a convenção do condomínio, se a mesma determinar que as reuniões só têm validade se forem presenciais. É preciso que pelo menos dois terços dos moradores aprovem a decisão;
  • votações — é fundamental que seja utilizada a certificação digital (assinatura eletrônica) de cada condômino. Além de proporcionar mais segurança nos dados, o recurso evita o risco de fraudes, garante mais autenticidade aos votos, autonomia e produtividade aos moradores.

Como conduzir uma assembleia virtual?

A partir do momento em que a assembleia virtual estiver aberta e acessível na plataforma adotada, o síndico deverá conduzir as pautas que constem no edital. Posteriormente, deve propor a votação a respeito de um determinado assunto.

Aqui, as assinaturas digitais terão validade também na hora de confirmar a participação dos usuários por meio de uma lista de presença. Esse ponto é importante quando o assunto é a legalidade desse tipo de reunião. Os resultados das votações sempre deverão permanecer acessíveis a todos e, posteriormente, registrados em cartório para que sejam oficializados.

A assembleia virtual, assim como seu modelo presencial, deverá ser conduzida pelo síndico de maneira organizada, da mesma forma que os assuntos e pautas devem ser levantados didática e democraticamente, envolvendo e dando a devida importância à opinião de todos os envolvidos.

Como você pôde conferir neste conteúdo, uma assembleia virtual nada mais é do que a versão online das tradicionais assembleias de condomínios, realizadas com a finalidade de tratar assuntos de interesse de todos os moradores — assim como realizar votações e tomar decisões que visem o bem-estar e a qualidade de vida de todos os condôminos. Em tempos em que o isolamento domiciliar se faz necessário, essa é uma ótima alternativa para não deixar de lidar com questões importantes e, ainda, enfrentar as mudanças que o coronavírus trouxe para a sociedade atual.

O que achou do assunto que abordamos neste artigo? Tem alguma opinião que gostaria de compartilhar ou alguma dúvida que ainda não foi sanada? Então, aproveite para deixar o seu comentário!

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