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Como organizar e automatizar a prestação de conta em condomínio? Veja aqui!

Prestação de conta em condomínio

A prestação de conta em condomínio é, além da garantia do cumprimento da lei, uma forma de manter a transparência e, assim, uma relação de confiança com os condôminos. Diz a sabedoria popular que quem não deve não teme e, para síndicos e administradoras, esse é um princípio a ser observado permanentemente.

Por outro lado, a prestação de contas pode ser um processo relativamente trabalhoso. Dessa forma, a administração tende a consumir um tempo que poderia ser utilizado planejando melhorias ou ajudando moradores a solucionar eventuais problemas. O que fazer, então, para agilizar as rotinas nessa atividade?

Em resposta, destacamos nos tópicos abaixo possíveis soluções para você não desperdiçar o seu ativo mais valioso e, de quebra, conquistar o respeito e a admiração dos seus condôminos. Vamos começar?

Cuide da documentação

Prestar contas é, em essência, documentar e informar. Nesse aspecto, não basta apenas dizer aos moradores o quanto a gestão gastou sem que os dados estejam acompanhados dos respectivos documentos comprobatórios. Os principais são:

  • apólices de seguro do edifício e dos colaboradores;
  • Relatório Anual de Inspeção de elevadores (RIA);
  • atestado de lavagem de caixas d’água e de dedetização;
  • certidões negativas — nada consta — de tributos como FGTS, INSS e Receita Federal das empresas diretamente associadas ao condomínio. Entram nesse grupo a administradora, terceirizadas e o próprio condomínio;
  • cópia das Normas Regulamentadoras (NRs) 5, 6 e 7;
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).

Essa documentação pode variar, já que, de uma cidade para outra, costuma haver normas e procedimentos específicos. Por isso, não deixe de consultar as regras válidas do seu município no site da prefeitura.

Apresente de forma clara e objetiva

Assembleias gerais não são apenas uma formalidade. Entre suas muitas finalidades, está a de ser o espaço em que o síndico ou a administradora apresenta os resultados financeiros da gestão, por meio da prestação de conta em condomínio.

Para isso, é preciso considerar que os moradores e pessoas interessadas não têm o domínio de termos contábeis para entender o que significam “passivo a descoberto” ou “regime de competência”, por exemplo. O objetivo ao prestar contas é sempre deixar 100% claro aos condôminos o quanto o condomínio arrecadou e onde esse dinheiro foi aplicado.

Dessa forma, a melhor opção é apresentar as contas com clareza, apontando primeiro para dados de interesse geral. Um bom exemplo nesse sentido são as contas mensais de energia elétrica, em que se espera que se mantenha em um certo patamar. A partir disso, se for da vontade da assembleia, outros resultados mais pormenorizados podem ser apresentados.

Organize os relatórios da prestação de conta em condomínio

Na verdade, o síndico ou gestora do condomínio deve informar com clareza e em linguagem simples, mas também de forma profissional. Isso significa que, além das contas mensais de praxe, devem ser disponibilizados para consulta relatórios completos em que constem:

  • orçamento — com as previsões de receitas e gastos para o exercício fiscal em vigor;
  • despesas — informando não só os gastos consumados como aqueles que estão por vencer;
  • receitas — devem ser informadas aquelas que já estão em caixa como as que estão por ser recebidas.

Dê uma atenção aos inadimplentes

É dever do síndico observar a pontualidade das contribuições mensais dos moradores e isso inclui aplicar sanções para quem fica em atraso. Todavia, é preciso ter cautela ao aplicá-las já que mesmo o morador inadimplente tem direitos que devem ser respeitados.

Há medidas que devem ser tomadas com bastante cuidado, já que podem motivar uma ação judicial contra o condomínio por danos morais. Entre elas estão o corte de água e a divulgação do nome do morador inadimplente.

Outra medida que precisa ser tomada com atenção é a proibição do uso de áreas de lazer. Nesse caso, vale consultar a jurisprudência local para saber se a justiça ampara esse tipo de proibição.

Realize uma auditoria preventiva mensal

Além da inadimplência em condomínios, há outros problemas que podem tirar a paz dos moradores e do próprio síndico, como fraudes, desvios ou má administração. Para evitá-los ou corrigi-los, vale investir em uma auditoria mensal preventiva feita por um profissional contratado.

Dessa maneira, a gestão do condomínio reforça o compromisso com a transparência e, ao mesmo tempo, garante que seus próprios atos estão sujeitos a fiscalização.

Cabe destacar que, ao contratar uma administradora, a chancela do selo ISO 37001 antissuborno é uma garantia a mais de credibilidade. Se no seu condomínio a empresa responsável pela gestão ainda não tem essa certificação, avalie a possibilidade de investir nisso.

Encaminhe o balancete mensal

Dentre os muitos documentos contábeis importantes para a prestação de contas, o balancete mensal é talvez o que mais exige atenção. Ele deve ser apresentado na assembleia, bem como em reuniões ordinárias. Deve, ainda, ser enviado a todos os moradores, seja por correspondência física, seja por e-mail ou aplicativos de mensagens.

Essa é uma peça da contabilidade para condomínio na qual são apresentadas todas as receitas e despesas do mês passado. No balancete mensal, devem constar os registros de despesas recorrentes, como luz e água, e extemporâneas, como consertos e melhorias na infraestrutura.

Informe os moradores sobre outras questões

Outro aspecto contábil a ser observado é o fundo de reservas e prestação de contas. Aqui, entram as contribuições extras e que, por isso, não fazem parte das despesas regulares. Elas devem ser igualmente informadas em assembleia e meios de comunicação internos.

O mesmo se aplica aos repasses dos dados da pasta de prestação de contas ao conselho fiscal. Essa é outra peça importante no controle financeiro em condomínios que deve ser feita todo mês, de modo a assegurar a transparência na gestão.

Use softwares de gestão ao seu favor

Embora seja trabalhosa, a gestão condominial pode ser bastante facilitada com o uso da tecnologia. Há, por exemplo, aplicativos na administração de condomínio que permitem gerir em um celular todas as informações sobre pagamentos e saldos devedores.

Um aplicativo pode servir também como um canal de comunicação entre síndicos e condôminos. As trocas de mensagens ficam registradas em nuvem e com backup. Dessa forma, em caso de uma possível ação judicial, todos terão uma prova isenta dos fatos passados para apuração das responsabilidades.

A prestação de conta em condomínio deve ser feita sempre com respaldo profissional e legal. Outra solução é recorrer à tecnologia, seja por aplicativos ou por meio de softwares de gestão projetados sob medida.

Entre em contato com a gente e conheça o Immobile, a solução que faz a gestão do seu condomínio ficar sempre no azul!

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