Em muitos pontos, gerir um condomínio é uma tarefa que se assemelha bastante à gestão de uma empresa. É preciso comandar funcionários e colaboradores, manter em funcionamento uma série de processos e decidir onde investir a fim de aprimorar a estrutura para todos.

Então, assim como em uma empresa, os síndicos e administradores precisam apresentar um demonstrativo financeiro. Neste post, vamos tirar as suas dúvidas sobre essa parte do trabalho e ensinar a formular esse documento com rapidez e sem erros. Boa leitura!

O que é um demonstrativo financeiro?

Podemos continuar com a mesma lógica do gerenciamento de um negócio para que você entenda melhor o que é esse relatório.

Todo diretor executivo é responsável por apresentar periodicamente gastos, receitas e orçamentos para os seus acionistas — demonstrando assim como o dinheiro que eles investiram está sendo utilizado para o crescimento da empresa.

Em um condomínio, os condôminos são os "acionistas" e o síndico é o "diretor". O dinheiro investido é tudo o que entra para pagamento de contas comuns, manutenções e reserva de emergência.

Portanto, quem administra tem a responsabilidade de apresentar relatórios periódicos sobre o dinheiro que está entrando, como ele está sendo gasto e a evolução dessas despesas ao longo do tempo. Esse é o chamado demonstrativo financeiro.

Quais documentos precisam estar presentes nesse demonstrativo?

A função do demonstrativo é apresentar aos condôminos informações relevantes sobre como as finanças do condomínio estão sendo geridas. Por isso, ele precisa apresentar alguns elementos básicos que dão esse tipo de noção.

Esses componentes não são necessários em todos os casos, mas geralmente são os mais utilizados para dar uma visão real da situação contábil, além de apoiar discussões sobre o que pode ser feito para economias e investimentos. Veja a lista a seguir!

Relatório de receitas

A primeira coisa a ser apresentada nesse relatório é a discriminação de todas as receitas do condomínio. Ou seja, o dinheiro que entra.

Na maioria dos casos, esse valor compreende a taxa condominial, o aluguel de estruturas e instalações comuns e multas por atraso em pagamentos, quando houver.

Em outras palavras, é necessário detalhar a origem de cada receita, o valor e o dia em que ele entrou na conta, entre outras informações relevantes que sirvam para conferência e comparação.

Relatório de despesas

Depois de informar o dinheiro que entrou, é hora de detalhar como ele foi gasto. Esse documento vai apresentar os custos com:

• folha de pagamento (separando funcionários de terceirizados);
• contratos;
• seguros;
• contas pagas de áreas comuns (água, luz, manutenções recorrentes);
• obras ou consertos emergenciais;
• gastos extras não programados.

Da mesma forma, ele precisa discriminar valores, datas e finalidades, para que todos os condôminos tenham uma visão exata da situação financeira.

Reserva e investimentos

Todo condomínio precisa de uma conta para receber as suas receitas, que também pode ser utilizada para a criação de um fundo de reserva. É o dinheiro que garante tranquilidade em momentos de emergência e pode ser utilizado como planejamento para futuras obras.

Se for o caso, esse documento precisa estar presente no demonstrativo financeiro. Extratos, aplicações, investimentos feitos para render aquele montante, tudo isso deve ser transparente para todos.

Inadimplência

Nesse documento, quem representa o condomínio identifica a quantidade de inadimplentes, a taxa em relação às contribuições totais e o valor devido por essa falta de pagamento.

É importante lembrar que é proibido expor publicamente um devedor. Portanto, esse relatório deve ser impessoal, contando apenas com os números referentes a ele.

Balancete

O balancete é um resumo de todos os documentos acima. Ele soma gastos, receitas, reserva e inadimplência para apresentar um saldo total da situação financeira do condomínio.

É importante acertar nesse cálculo porque ele é geralmente o mais importante para os condôminos que não se interessam tanto pelos detalhes das finanças.

Além disso, o balancete pode se tornar um objetivo. Melhorar esse saldo geral a cada novo demonstrativo é uma meta direta e de fácil compreensão. Com ele, você conta com a ajuda de todos para economizar e utilizar melhor os recursos disponíveis.

Como ele é estruturado e apresentado

A frequência e a complexidade do demonstrativo depende muito da sua finalidade no momento. Inclusive, o mais comum é que um condomínio trabalhe com vários tipos de relatório.

O demonstrativo mensal, por exemplo, pode ser simples, apenas para acompanhamento. Um relatório mais completo pode ser feito duas, três vezes ao ano.

Como dissemos cima, os condôminos terão interesses e capacidades diferentes para entender o demonstrativo, por isso você precisa focar em clareza e transparência, além de trabalhar em uma visualização mais prática desses valores.

Estruture o relatório discriminando bem cada um dos documentos apresentados. Dê destaque para as informações principais, o que facilita a leitura. Se possível, limite esse demonstrativo a uma ou duas páginas.

Quando você tem um relatório bem-organizado, é mais fácil para todo mundo encontrar a informação que busca — e isso ajuda até na hora de discutir valores na reunião de condomínio.

Parece exagero, mas é impressionante como a organização financeira em um documento aumenta a transparência, diminui os conflitos internos e pode até ajudar a controlar a inadimplência.

Como facilitar esse processo

A apresentação da evolução contábil de um condomínio só é complicada se não houver organização por parte do responsável. Facilitar esse processo é tão simples quanto estruturar a coleta de dados, padronizar o registro de valores e anotar cada centavo que entra e sai da conta.

Para isso, você pode contratar um escritório ou criar o seu próprio processo. Se você conta com tecnologia, como um software de gestão de condomínios, isso é possível de implementar sem nenhum esforço.

Tendo esse apoio, o demonstrativo financeiro deixa de ser uma dor de cabeça e passa a ser uma solução para o condomínio.

Estruturar e visualizar as finanças é o caminho para um esforço coletivo em direção à economia, à otimização de recursos e à melhoria do espaço para todos.

Curtiu a dica? Quer se atualizar ainda mais sobre práticas e ferramentas para o dia a dia do gestor de condomínios? Então assine agora a nossa newsletter!