Administrar imóveis, definitivamente, não é tarefa simples. Enquanto as receitas são incertas e dependem do fluxo de unidades vendidas ou alugadas, as despesas mensais ameaçam os que não conseguem prever as flutuações sazonais da rotina imobiliária.

Da mesma maneira, formar corretores campeões de vendas, gerenciar comissões e organizar dados para a entrega de compromissos tributários são outros desafios de quem atua nesse setor de alta concorrência e extrema sensibilidade a questões externas.

Mesmo com todos esses obstáculos e ao contrário do que muita gente pode pensar, no entanto, é possível trazer ótimas soluções de baixo custo para sua imobiliária. Quer dar respostas tecnológicas à dinâmica de seus negócios, enxugando processos, reduzindo erros e tornando suas atribuições mais fáceis e precisas? Então, continue a leitura e aproveite as dicas!

As principais inovações para otimizar sua rotina imobiliária

O dia a dia do seu negócio só será próspero se você providenciar melhorias pontuais. Confira as sugestões a seguir.

Aplicação de realidade virtual e realidade aumentada

Quanto tempo os corretores normalmente perdem com visitas imobiliárias? Pense bem, você precisa deslocar um funcionário que poderia fechar um novo negócio para encontrar interessados e acompanhá-los à unidade. Também deve achar uma data que se alinhe aos interesses de todos: proprietário, locatário ou comprador e corretor.

Todo esse tempo é usado para, muitas vezes, nem sequer fechar negócio. E se esse processo fosse feito digitalmente, com ajuda de recursos baseados em realidade virtual? Sua administradora de imóveis poderia disponibilizar, em sua própria sede, vídeos e óculos 3D que mostrassem detalhes de cada unidade — cômodo por cômodo, dispensando a necessidade de visitas pessoais.

Essas ferramentas podem, inclusive, ser incorporadas ao portal da empresa. Imagine o quanto uma medida como essa otimizaria sua rotina imobiliária! A realidade virtual e a realidade aumentada também podem ser usadas para fazer vistorias a distância, gerando laudos com maior rapidez, sem desperdício de tempo e de força de trabalho.

Tenha certeza: o custo do investimento nessas tecnologias é facilmente abatido pelo aumento de produtividade decorrente das mudanças implementadas.

Uso de Big Data

O segredo de uma imobiliária de sucesso está em conseguir cruzar expectativas de venda e locação com as de compra e aluguel, certo? Atualmente, fazer a mineração manual de anúncios em sites especializados demanda tempo. Somando o tempo que a equipe perde ao ligar para anunciantes com as horas desperdiçadas agendando e fazendo visitas, sobra pouco espaço para fechar negócios.

A verdade é que não faz mais sentido ter uma imobiliária analógica em tempos de Big Data, Internet das Coisas (IoT) e computação cognitiva. Soluções baseadas em análise de grandes volumes de dados são encontradas até em ERPs para imobiliárias. Tais recursos permitem o garimpo eletrônico de anúncios em diversos sites, vinculando interessados de acordo com o perfil dos negócios que sua administradora gostaria de gerir.

A tecnologia de otimização de rotina imobiliária já está tão avançada que existe até a possibilidade de programação de disparos automáticos a potenciais clientes. Isso representa, mais uma vez, redução de tempo com processos burocráticos, minimização de custos e ampliação de produtividade.

Integração de dados por meio de um ERP para imobiliária

Gerir aluguéis envolve gerenciar prazos de contratos, verificar se transferências foram feitas nas datas certas, se há multas condominiais no período, se é tempo de reajuste, qual o cálculo do percentual de administração, além de coletar dados para geração da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB). É muita coisa!

E não diga que você cumpre todas essas obrigações com um sistema obsoleto ou mediante planilhas do Excel. Uma solução completa de locação consegue ajustar automaticamente cada contrato no prazo e nos termos dos índices previamente definidos no ato de sua assinatura, por exemplo.

A quitação das despesas locatícias é checada mensalmente de forma automatizada e até alertas aos gestores e proprietários podem ser emitidos em casos de atraso. A modernização da rotina imobiliária é clara a todas as administradoras que dispõem desse tipo de recurso. Além do mais:

• comissionamentos são calculados eletronicamente;
• boletos são gerados sem a necessidade de digitação de dados;
• relatórios gerenciais são criados para que o administrador acompanhe o desempenho de cada corretor, analisando o que precisa ser melhorado e quais áreas e ações apresentam os melhores resultados.

Esse tipo de sistema integrado alinha também o fluxo de caixa às escriturações contábeis, uma vez que a empresa passa a ter um único sistema para todos os setores. Módulos de conciliação bancária ajudam a impedir que falhas gerem inconsistências e até a provisão de despesas é dimensionada com base em algoritmos e cruzamento de dados. É uma ajuda e tanto, concorda?

Estamos falando, portanto, de usar uma aplicação não mais como um simples repositório fragmentado de informações, mas como um poderoso guia de ação com base em estatísticas e computação cognitiva. E é evidente que toda essa inteligência de negócios se reflete no faturamento anual e no lucro líquido da empresa.

Experiência do cliente em um ambiente de imobiliária digital

Em função dos altos valores envolvidos, a aquisição de um imóvel costuma ser a conquista mais audaciosa que uma pessoa pode fazer. Devido a essa característica, ter uma plataforma digital responsiva e que forneça informações completas e interativas aos seus clientes é imprescindível para que uma pesquisa se transforme em compra.

Ao considerar que 74% dos brasileiros têm acesso à internet e 58% usam a rede somente pelo celular, é urgente que sua administradora esteja sintonizada com o ambiente online e mobile. É preciso pensar também em fornecer fotos em 360° aos clientes e disponibilizar chats virtuais para reduzir a pressão sobre as ligações telefônicas no escritório.

Por fim, ter uma “área do proprietário” é igualmente importante para que os donos de imóveis consigam fazer o pré-cadastro da unidade, enviando-o direto à imobiliária, e tenham acesso às estatísticas e ao acompanhamento das visitas. Dessa maneira, os clientes podem monitorar em tempo real como está o processo de negociação da sua propriedade.

Universo paperless com assinatura eletrônica

Um rito burocrático que prejudica bastante a rotina imobiliária é a assinatura manuscrita, com idas e vindas de documentos e seus intermináveis reconhecimentos cartorários. Entre administrador, locador, locatário e testemunhas, perde-se tempo com coleta de firmas, autenticação e entrega de vias, gerando um lapso temporal que aumenta custos, impacta a produtividade e pode até mesmo resultar na perda de bons negócios.

Mas todo esse risco pode ser substituído pela rapidez e segurança da assinatura eletrônica, sabia? Ela tem a mesma validade jurídica de uma assinatura à caneta, sendo que sua forma digital dispensa qualquer autenticação em cartório. Além disso, uma plataforma de gestão de documentos eletrônicos garante que dezenas de pessoas assinem contratos em fração de segundos, simultaneamente, ainda que estejam em localizações geográficas diferentes.

As melhores dicas para otimizar a sua rotina imobiliária

Gostou das inovações que podem ser incluídas na sua rotina imobiliária? Então, agora é hora de conhecer as práticas que podem transformar tudo isso em realidade.

Utilize aplicativos para corretores

Existem vários aplicativos que ajudam corretores sem precisar ficar na frente de um computador. Com poucos cliques, é possível baixá-los com praticidade no smartphone para usá-los em seguida. Veja algumas sugestões:

• CamScanner: transforma seu celular ou tablet em um scanner. Com ele, você digitaliza qualquer arquivo, como anotações, bilhetes, notas fiscais, recibos etc. Depois, basta salvar em PDF ou JPEG;
• Homer Parcerias Imobiliárias: em poucos minutos um imóvel é anunciado de forma gratuita. Com esse app, é possível encontrar clientes que encaixam nos variados perfis de compra ou venda. Além disso, você gerencia melhor suas parcerias por meio do chat, que permite enviar imagens, negociar ou fazer uma chamada pela plataforma.

O segredo está em não lotar seu dispositivo com programas desnecessários. Escolha aqueles que serão úteis na sua rotina imobiliária, trazendo eficiência na realização de suas tarefas.

Adote um software imobiliário

O software imobiliário é um excelente recurso para controlar as finanças do negócio de forma estratégica. As funcionalidades específicas do programa também incluem>

• automatização de cobranças;
• cadastro de imóveis;
• controle de carteira de clientes;
• gestão de recursos;
• geração de relatórios, entre outras.

Com a automação oferecida por essa ferramenta, você não perde mais tempo em tarefas manuais, porque pode concentrar seus esforços na captação de clientes, por exemplo. Um sistema de qualidade ainda é capaz de modernizar outros pontos relevantes, como a área comercial, o relacionamento com o público, a gestão de contratos e até a redução de custos.

Planeje as atividades

O agendamento prévio de reuniões e o acompanhamento de prazos são uma maneira inteligente e menos estressante de ter a rotina eficiente e fluida. Muitos corretores não se preparam e saem para trabalhar esperando que o dia os surpreenda — o que é muito arriscado.

Quando somos pegos desprevenidos, isso mina nosso tempo e energia, reduzindo a produtividade. Por outro lado, com um plano bem definido, sabemos quais compromissos e obrigações precisamos cumprir. Então, crie uma lista de prioridades e avise sua equipe sobre sua agenda para que procurem por você apenas quando realmente for necessário.

Foque em uma coisa de cada vez

Cobrar assinaturas de contratos de venda, preparar a previsão comercial para a reunião, entrevistar candidatos para entrar no time e por aí vai. Querer fazer tudo isso ao mesmo tempo é desastre na certa — você precisa focar em uma tarefa de cada vez.

Para evitar sobrecargas, desenvolva o hábito de iniciar uma nova atividade depois de finalizar a anterior. O segredo está em definir a obrigação mais importante do seu dia e colocá-la como prioridade, pois, em geral, é a que consome mais tempo. Mesmo que a rotina imobiliária seja dinâmica, você vai dar conta de tudo e terá reconhecimento por ser um profissional organizado. Teste e comprove!

Monte uma lista do que não fazer

A rotina consome muitas horas do seu dia? Quais pequenas funções, quando somadas fazem com que termine sua jornada diária com a produtividade lá embaixo? Liste todos os seus “ladrões de tempo” a fim de eliminá-los totalmente.

Esse é um bom exercício que você pode fazer para conseguir bons resultados. Diminuir o acesso às redes sociais e as conversas fora de hora podem fazer parte dessa lista de coisas que prejudicam seu desempenho, mas que, somadas, trazem prejuízos exorbitantes no médio e longo prazo.

Divida grandes trabalhos em pequenas tarefas

É quase impossível dispor de um dia inteiro para realizar somente um projeto, em especial quando o profissional é um corretor. São diversas interrupções que costumam atrapalhar a concentração. Portanto, quanto tiver uma tarefa grande, que exige muito tempo, divida-a em pequenos procedimentos. Desse jeito, fica mais fácil atingir o resultado esperado, sem erros, queda na produtividade ou desperdícios.

Cuide da sua saúde física e mental

Sim, você leu certo — a vida não é só trabalho. Cuidar do corpo e da mente é fundamental para não prejudicar sua saúde e até a rotina imobiliária. Para isso, balanceie sua alimentação, defina pequenos intervalos diários, pratique exercícios físicos e desligue-se do trabalho nos finais de semana e feriados.

Essa reposição energética fará um bem enorme a você e ao seu negócio. Assim, haverá mais disposição ao iniciar a semana e colocar em prática tudo o que está vendo aqui, neste artigo. Essa é, inclusive, uma condição favorável para pensar em ideias que possam revolucionar sua empresa.

Considere a visão macro da sua atividade

Embora você divida suas obrigações em tarefas menores ou precise definir tempo para cada projeto em nome da rotina produtiva, não perca de vista um projeto em sua totalidade. Saiba onde quer chegar e como atingir um determinado número de vendas, por exemplo. Nada deve tirar seu foco em relação ao objetivo final. Longe disso, conseguir produtividade é muito importante para atingir suas metas e obter o merecido destaque no mercado imobiliário.

Qualifique sua equipe

O segmento de imóveis muda a todo instante. Logo, para modernizar a imobiliária, vale muito capacitar e treinar sua equipe de modo que consiga alinhar essa evolução e melhorar as suas técnicas de trabalho. É fundamental que todos saibam utilizar as soluções tecnológicas para que consigam agilizar e dinamizar as obrigações da rotina imobiliária e otimizar o controle de clientes.

Aposte no marketing digital

O marketing digital é essencial se quiser marcar presença online, já que o público gosta de pesquisar tudo que deseja comprar pela internet. Então, não perca tempo e busque destaque nas redes sociais, por exemplo. O segredo é estar onde o seu nicho de mercado está!

Uma boa abordagem pode aumentar o alcance e a autoridade do seu negócio, fazendo com que seus anúncios, postagens ou vídeos atinjam pessoas que têm interesse nos seus imóveis. Isso amplia e muito a probabilidade de conseguir novas vendas.

É totalmente possível reinventar seus processos de trabalho e otimizar a rotina imobiliária, viu só? Ao trabalhar com análise de dados, realidade virtual ou aumentada e com um ERP que integre informações, por exemplo, automatize procedimentos e gerencie eletronicamente seu fluxo de caixa.

Dessa forma, você sai da era “paleolítica” dos recibos de papel para um universo paperless, mais econômico, ágil, produtivo e barato. O que ainda está esperando Estude e analise o investimento nesses recursos para potencializar a sua rotina imobiliária e os resultados aparecerão — é só uma questão de tempo.

Gostou das dicas? Ainda tem dúvidas a respeito do tema? Deixe seu comentário ou faça sua pergunta aqui no post!