Como você faz a previsão orçamentária nos condomínios que gerencia? Ainda insiste em usar planilhas? Muitos dos seus cálculos são feitos na base da adivinhação? Pois essa história acaba hoje! O que você tem que entender desde já é que a previsibilidade no controle financeiro é absolutamente crucial para a saúde de qualquer condomínio. A partir de agora, portanto, administrar na base do chute é uma realidade que vai ficar para trás, combinado?

Para ajudá-lo a escapar dessa armadilha, vamos mostrar aqui a importância da previsão orçamentária, o que ela deve conter e como a tecnologia pode ajudar. Acompanhe!

Qual a importância da previsão orçamentária em condomínios?

A previsão orçamentária nada mais é que um relatório anual (inclusive exigido pela Lei do condomínio) que síndicos ou administradoras precisam apresentar aos condôminos com as despesas e receitas esperadas para o ano seguinte. Normalmente, ela é elaborada entre os meses de outubro e novembro e precisa ser aprovada por todos para entrar em vigor. Mas o que significa ter esse documento?

A previsão orçamentária em condomínios é uma forma de você se organizar para os gastos do próximo período, ao mesmo tempo em que funciona como um guia de planejamento para ações futuras. Esse documento ajuda a responder se:

• o condomínio terá dinheiro para determinada obra;
• algumas despesas podem ser cortadas;
• certos contratos precisam ser revistos;
• existem oportunidades de incrementar a receita;
• a previsão daquele ano é melhor ou pior que a do ano passado.

Com um relatório completo e cuidadoso, todas essas perguntas podem ser facilmente respondidas! Ao ser capaz de prever quais serão os gastos do próximo ano, você cria uma estabilidade de gestão, além de conseguir elaborar uma análise evolutiva anual do seu controle e ainda aumentar a transparência financeira para os condôminos. Mais do que isso, aliás, a previsão orçamentária pode ser sua grande aliada na hora de reajustar taxas de condomínio com uma base argumentativa sólida.

Assim, os condôminos poderão entender o porquê do aumento, inclusive sugerindo mudanças nesse controle para satisfazer a todos os lados, chegando a um meio-termo.

O que exatamente analisar em uma previsão orçamentária?

Agora que você já entende a importância desse processo, é hora de se planejar e começar a entender como vai ser a previsão orçamentária perfeita para o próximo ano. Para ajudar, listamos aqui os itens que não podem faltar nesse cálculo, aproveitando para explicar como eles se relacionam para chegar a um controle financeiro muito mais apurado. Confira!

Receitas

O primeiro item imprescindível para a elaboração de uma previsão orçamentária é um levantamento de tudo o que o condomínio ganha. Nesse caso, as receitas geralmente vêm da taxa de condomínio, do aluguel de espaços comuns e de outros eventuais contratos, como o aluguel de lojas do prédio ou de espaços para a instalação de antenas de telefonia.

Uma boa ideia é usar a previsão do ano anterior como base para agilizar o processo, já que uma das grandes vantagens da administração de condomínios é a baixa volatilidade de custos e ganhos. Que tal começar por aí?

Despesas

Em seguida, é hora de comparar as receitas com todas as despesas do condomínio. Nesse caso, as mais importantes e previsíveis são despesas fixas, como contas de luz, água e gás, gasto com funcionários e prestadoras de serviço.

O acompanhamento anual das despesas fixas ajuda o síndico a analisar o emprego de recursos, bem como o retorno oferecido por investimentos em serviços. Se o gasto com água, por exemplo, vem aumentando ano a ano, pode ser a hora de tomar uma atitude a respeito.

Melhorias

A previsão orçamentária tem esse nome porque exige de quem administra o condomínio uma visão bastante precisa dos gastos futuros. É claro que não dá para se preparar para tudo, mas alguns gastos podem sim ser planejados e controlados. Esse é o caso das melhorias, seja envolvendo uma nova pintura, algum tipo de reforma, adequações necessárias ou limpezas mais completas, por exemplo.

O documento precisa apontar quais aperfeiçoamentos estão programados para o próximo ano e quanto o condomínio espera gastar em cada um.

Inflação

Assim como em qualquer outro tipo de gestão financeira, a inflação anual precisa ser levada em conta para cálculos do próximo ano do condomínio, incluindo reajustes de contratos, despesas fixas e, claro, o cálculo da taxa condominial.

Reajustes

Por falar em reajuste de contrato, é preciso ter sempre em mente que a diferença de valor de um ano para o outro em contratos e taxas pode influenciar (e muito) o orçamento total. Por isso, cada detalhe precisa ser bem sedimentado. Os contratos com prestadores de serviço são ótimos exemplos. Afinal, também reajustados periodicamente, a somatória de aparentemente pequenas diferenças pode pesar bastante nas despesas gerais do condomínio.

Nesse cenário, quando há um bom controle da gestão financeira, é possível identificar até quando é hora de renegociar ou buscar outra empresa terceirizada para economizar um pouco.

Inadimplência

Todo administrador ou síndico tem que lidar em sua rotina com problemas de inadimplência. Afinal de contas, um condomínio pode abrigar as mais diversas personalidades, realidades e dificuldades financeiras. Por isso, até a falta de pagamentos precisa ser prevista para o próximo ano. A forma mais segura de fazer isso é levantando a taxa de inadimplência dos últimos anos para determinar uma média.

Esse número pode ser maior ou menor, mas dificilmente o perfil de condôminos muda tanto de um ano para o outro a ponto dessa variação ser tão relevante.

Reserva

Na prática, uma previsão orçamentária nunca bate 100% com a realidade. E nem tem como, não concorda? Afinal, acidentes e imprevistos sempre acontecem. O importante é que o condomínio esteja preparado para lidar com eles da melhor forma possível. Pensando nisso, o administrador ou síndico deve incluir no relatório uma previsão de reserva.

Trata-se de uma porcentagem da receita total que será guardada para uso emergencial ou planejamento de melhorias maiores. É preciso definir na previsão até como esse dinheiro será coletado e armazenado. O mais recomendado é que a reserva esteja em um fundo de renda seguro, que não deixe o montante se desvalorizar com o tempo.

Como a tecnologia se torna uma aliada nesse processo?

Já se foi o tempo em que esse processo era todo feito em planilhas ou até no papel! Hoje em dia, a tecnologia facilita drasticamente o trabalho do síndico ao oferecer ferramentas que coletam, interpretam e segmentam esses dados automaticamente. Esse é o caso, por exemplo, do Immobile, sistema de gestão integrada da Alterdata. O segredo desse tipo de solução está na centralização de diversos dados em um só painel de controle, proporcionando uma visão completa do controle financeiro ao responsável pelo condomínio.

Assim fica bem mais fácil identificar tanto pontos falhos como pontos fortes! Sua função na hora de elaborar a previsão orçamentária é simples: planejar e garantir a saúde financeira para o próximo ano. Com um relatório completo, transparente e bem detalhado, você traz os condôminos para seu lado e não tem dores de cabeça na hora de fazer reajustes e implementar melhorias.

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