Ao fazer a gestão financeira do condomínio levamos em conta algumas coisas importantes: a forma do rateio, qual o percentual arrecadaremos no fundo de reserva e quais despesas ordinárias sofreram maiores impactos no ciclo anterior das cobranças. O síndico e a administradora precisam de conhecimento básico em economia, finanças e gestão de RH, pois aumentar contas nunca é agradável. Para falar de aumento precisamos, então, comprovar a real necessidade a partir de uma previsão orçamentária.

Primeiro, precisamos entender quais são as contas que, necessariamente, precisam estar na previsão orçamentária: salários, prestadores de serviços, encargos fiscais e trabalhistas (mensal, férias e 13°), despesas de consumo, manutenção, seguro, gastos administrativos, conservação, pequenos reparos e outras.

Exitem ainda as despesas que não estão na previsão orçamentária: gastos oriundos de imprevistos, substituição de equipamentos, reformas, benfeitorias entre outros. Estas contas geralmente são precedidas de assembleia específica para este fim.

Vamos dar um exemplo do que entendemos ser a melhor opção de uma previsão orçamentária?

Um condomínio teve em 2019 a conta contábil de honorários/salários/ordenados de R$ 9.955,13 mensal (média) e, com 4,71% de reajuste do salário mínimo em 2020, estima-se que o valor passará mensalmente para R$ 10.424,02, mas não é tão simples assim. Temos que olhar ainda o cálculo médio que o sindicato aplicou no ano anterior e provisionar qual será o valor proposto para o próximo ano. Esta é a tarefa mais complexa, pois se o valor for muito diferente do planejado, podemos ter um rombo nas contas. Portanto, precisamos encontrar o ponto de equilíbrio.

Na proposta acima, olhando a Lei RJ 8.315/2019, em comparação com a de 2018, o aumento foi de 3,75%, o INPC acumulado até janeiro de 2020 está em 4,48%. Vamos, então, encontrar uma margem razoável: se colocar 3,75 como margem ideal e o mercado estando com instabilidade, teremos que refazer, em breve, a previsão ou solicitar o uso do fundo de reserva para cobrir esta despesa. Mas, se colocar 4,71 e o mercado se estabilizar ficando com o índice melhor, o caixa do condomínio não sofre aumento e, no ano seguinte, pode também ter uma previsão ainda melhor. Minha sugestão é sempre optar pelo maior índice e, se possível, com uma margem de mais 10%. Neste exemplo, seria um aumento de 5,18%.

Não podemos esquecer a inadimplência média do período em que pode afetar as receitas e, consequentemente, as despesas. Não adianta calcular o valor total da receita necessária e a despesa não suprir tudo. Precisamos olhar com muita cautela. Sugerimos verificar como opção a margem de inadimplência e seguir a mesma margem do fundo de reserva. Se o fundo é 10%, o máximo de inadimplência deve ser 10%, servindo o fato de alerta para monitoramento.

Vale ainda lembrar que a previsão de um condomínio razoável deve estar com as seguintes porcentagens das receitas:

- Despesa com Pessoal até 52%;
- Tarifas diversas até 19%;
- Manutenção até 9%;
- Administrativo até 9%;
- Despesas Eventuais até 8%;
- Outras até 2%;
- Consumo até 1%.

Deixar uma margem mesmo que pequena de 1% para imprevistos pode ajudar a resolver pequenas compras extraordinárias sem necessidade de cota extra.

Como a maior dificuldade da administradora é fazer uma previsão orçamentária rica em detalhes e configurar cada conta, tentando demonstrar se é possível alcançar o resultado previsto das receitas com as despesas, sugerimos conhecer o sistema Condomínio da Alterdata. Pare com as planilhas e invista em gestão estratégica com o ERP imobiliário mais completo do mercado.

 

Rafael das Neves Carvalho
Síndico Profissional e Instrutor da Inteligência Comercial da Alterdata.