A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados pelo setor imobiliário e, em momentos de crise, a quantidade de atrasos nos pagamentos tende a crescer, dificultando ainda mais a gestão financeira dos imóveis. Para isso, é útil saber o que analisar para escolher o melhor software contábil, porém, aqui, daremos atenção a outro aspecto do ramo imobiliário.

Nessa área, os locadores podem contar com uma ferramenta que auxilia bastante na gestão de processos: a régua de cobrança. Ela é útil na organização de todas as questões relacionadas à gestão de cobrança, ajudando até mesmo em cenários em que não há inadimplência.

Ao considerar a relevância desse recurso, preparamos este post onde contamos em detalhes o que é, como funciona, quais são os benefícios e diversas outras informações sobre a régua de cobrança. Continue a leitura e confira!

O que é uma régua de cobrança?

Questionar o que é régua de cobrança é o primeiro passo para entender como essa ferramenta pode ajudar a empresa. Sucintamente, ela é uma técnica que ajuda as finanças de um condomínio ou imóvel a permanecerem em ordem. Isso acontece por meio de uma organização de cobranças que visa reduzir a inadimplência.

A régua de cobrança define diversos aspectos em etapas, como o momento em que a cobrança deve ser feita, o meio utilizado para isso e as medidas a serem tomadas em caso de não recebimento.

Essa é uma estratégia simples e pode ser implementada por estabelecimentos de qualquer tamanho. Entretanto, é fundamental que seja bem planejada e executada, evitando que, por exemplo, clientes sejam cobrados indevidamente.

Qual é a sua importância?

Essa ferramenta funciona como uma estratégia eficiente ao realizar cobranças e manter locatários atentos aos prazos de pagamento. Além disso, é possível ter um domínio maior sobre as inadimplências e buscar soluções quanto antes — o que, sem dúvidas, faz a diferença no planejamento financeiro do locador.

Para que serve?

Os procedimentos adotados em uma régua de cobrança servem tanto para agilizar o recebimento dos pagamentos quanto para evitar esquecimentos nessa etapa. O objetivo principal deve ser o de ajudar o cliente a voltar para uma situação de regularidade, portanto, também importa disponibilizar formas mais flexíveis de pagamento.

Além da maior chance de recebimento, isso otimiza a experiência do cliente e colabora com sua satisfação. Outra utilidade da régua de cobrança é orientar a empresa ao se deparar com casos de atraso. Visto que essa é uma possibilidade, é preciso que os colaboradores estejam preparados para enfrentá-la.

Como funciona?

Essa régua de cobrança funciona por meio de um planejamento que define quando e de que forma as cobranças serão realizadas. Geralmente, são definidas as datas, o que será enviado, por qual meio e qual será a forma de pagamento.

Uma solução é enviar lembretes da dívida via e-mail ou SMS cerca de cinco dias antes do vencimento, no dia do vencimento e, em caso de não pagamento até essa data, mais uma vez alguns dias depois.

Vale lembrar, claro, que esse é um exemplo e deve ser adaptado por meio de etapas e ações específicas em cada uma delas. Além disso, é importante ter os passos seguintes já definidos, para facilitar a gestão das finanças.

Quais são os benefícios?

Uma régua de cobrança traz diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para o locador. Abaixo, mencionamos os principais deles.

Gera cobranças mais profissionais

Com um sistema como esse, o contato passa a ser por meio de notificações formais, que informam os locadores sobre as etapas de cobrança de um jeito mais profissional. Isso dá, inclusive, mais espaço para relatórios detalhados e úteis.

Evita o esquecimento

Com compromissos e preocupações, também é comum que o cliente se esqueça do dia do pagamento, gerando atrasos. Com uma régua de cobrança, esse problema pode ser evitado, uma vez que as notificações poderão ser feitas automaticamente antes do vencimento.

Previne erros

Contar com uma ferramenta que possibilite a programação antecipada e automatizada de notificações ajuda a evitar erros, como cobranças indevidas.

Agiliza o recebimento

Como o trabalho de cobrança não dependerá diretamente do gestor, mas de um sistema, esse processo se torna ágil. Tudo será feito por meios digitais e, após a identificação do pagamento, a baixa no sistema também será feita de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana.

Quais são as formas de cobrança?

Um ponto importante é a utilização de diferentes meios de comunicação — SMS, ligações telefônicas, e-mails ou aplicativos de mensagens como o WhatsApp ou Telegram.

A chave, entretanto, está na forma como essas cobranças serão organizadas. É importante definir qual meio será utilizado em cada etapa e segui-lo corretamente, já que cada solução é recebida de modo diferente pelo cliente.

O mais comum é a utilização de e-mail, próprio ao envio de detalhes como pagamentos, datas e afins. Isso ajuda tanto o cliente a providenciar o pagamento na data certa quanto a melhorar a relação com o cliente.

Como montar uma régua de cobrança eficiente?

É preciso saber como criar uma régua de cobrança adequadamente para que a imobiliária desfrute de todas as vantagens que essa ferramenta pode oferecer. Inicialmente, é essencial saber que ela deve ser pautada em definições estratégicas. Os prazos são estipulados de forma clara e as etapas bem definidas e executadas.

A partir daí, é preciso decidir quais são as melhores datas para o envio de notificações e quais meios serão utilizados em cada uma delas. O gestor também deve estabelecer um meio de cobrança em caso de não recebimento do pagamento dentro do prazo.

Por que usar uma ferramenta tecnológica?

A régua de cobrança é um ótimo exemplo de automatização dos processos. Com uma plataforma adequada de gestão é possível ir além de contar com um software de cadastro de cliente e disponibilizar à imobiliária o acesso a recursos de criação de automações e comunicação de modo bastante prático.

Outra vantagem é a redução da inadimplência, já que — além dos locatários estarem cientes dos seus compromissos — o gestor poderá acompanhar o status dos recebimentos de maneira rápida. Isso permite, inclusive, visualizar padrões de comportamento e meios de pagamento que tendem a funcionar melhor.

Com uma ferramenta de gestão automatizada é possível criar uma área onde o cliente gere a segunda via de boletos e faça alterações de dados cadastrais. Outro benefício é que, em casos de cancelamento do serviço após determinado período de inadimplência, isso também pode ser configurado pela plataforma.

A régua de cobrança é, sem dúvida, uma solução eficaz de reduzir a inadimplência no setor imobiliário. Também vimos que a tecnologia tem um papel central nisso — e a Alterdata conta com uma equipe de consultores altamente capacitados em construir sistemas eficientes para os seus clientes.

Quer entender melhor como automatizar os processos de cobrança na sua empresa? Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudar!