Entre os principais desafios enfrentados pelas administradoras de condomínio, a prestação correta e transparente das contas parece ser o maior. Afinal, estamos falando de grandes valores e diversas pessoas envolvidas! Para diminuir o risco de fraudes e aumentar o respaldo dos administradores sobre as finanças sob suas responsabilidades, vale a pena lançar mão da auditoria em condomínios.

Neste post, vamos mostrar a importância desse processo, como ele deve ser feito de forma eficiente, o que fazer para evitar atritos e, ainda, quais ferramentas podem ajudar nesse momento. Curioso? Então confira!

A auditoria em condomínios

A auditoria nada mais é que uma revisão das contas e dos processos contábeis adotados por um condomínio durante o período da investigação. Em geral, o processo é comandado por um agente externo, notadamente um auditor contábil.

No entanto, também é possível usar a própria mão de obra da administradora para realizar uma auditoria interna. Durante a auditoria são revisados os contratos com fornecedores, funcionários, prestadores de serviços e até com empresas de água, luz e internet. Também são revistos os pagamentos da contribuição condominial e, em caso de reformas, todos os procedimentos envolvidos.

Contudo, mais que simplesmente revisar documentos e extratos, uma boa auditoria também analisa os processos e as políticas contábeis do condomínio. Assim, os problemas que porventura tenham sido detectados podem ser evitados em um futuro próximo. Por fim, vale ressaltar que a auditoria pode ser realizada após a solicitação do síndico ou do conselho condominial, a pedido de um morador ou também como uma prática recorrente da administradora de condomínios.

As principais vantagens

Ao realizar uma auditoria, o que se espera é dar transparência às finanças do condomínio. E isso, por si só, já é uma grande vantagem! Afinal, aumenta a confiança dos moradores em relação à administradora. Mas ainda há outros benefícios, viu? Continue acompanhando para conhecê-los!

Prevenção contra fraudes

A auditoria é capaz de detectar diversos problemas, desde arrecadação excessiva a desvio de recursos, passando pela emissão de notas fiscais falsas ou sobrepreço em contratos de serviços. Com isso, qualquer atividade indevida é logo identificada e corrigida, sempre de acordo com as regras do condomínio e a legislação brasileira.

Segurança fiscal e trabalhista

A auditoria em condomínios não é útil somente para detectar ações fraudulentas. Ela também pode ser importante para evitar erros em processos burocráticos, como no recolhimento de impostos e tributos trabalhistas. Com isso, é possível evitar problemas legais e financeiros, como o pagamento de multas ou taxas extras.

Revisão de processos

Uma auditoria não deve ser vista só como uma perícia nas contas condominiais. Ela deve servir também como ferramenta de gestão, já que é capaz de identificar processos de entrada e saída de caixa que podem dar brechas para erros de cálculo ou fraudes.

A realização da auditoria

Agora que você já sabe o que é uma auditoria e quais são seus principais benefícios, chegou a hora de saber como colocá-la em prática! Para não errar nesse momento delicado, siga nosso passo a passo!

Organize os documentos

Entenda: a perícia envolve a análise de todos os documentos fiscais e contábeis do condomínio, o que inclui desde as contas de água e luz até os pedidos de compras realizados com terceiros, passando por contratos trabalhistas com funcionários terceirizados e, claro, com os comprovantes de pagamento de cada mensalidade condominial. Por essas e outras, a organização faz toda a diferença aqui!

Então separe cada documento de acordo com sua natureza e data, tornando mais fácil a localização dos arquivos. Ter documentos digitalizados pode aumentar a agilidade da auditoria.

Envolva os condôminos

Ao contrário do que muitos podem pensar, a auditoria em condomínios não é de interesse exclusivo do síndico ou da administradora. Na verdade, todos os moradores têm interesse na transparência das contas. Devem, portanto, ser informados sobre a realização da auditoria, sua duração e os objetivos do processo. Além disso, caso a escolha seja por um auditor externo, todos precisam contribuir para o pagamento da própria auditoria.

Por isso, é importante que o processo seja discutido nas assembleias e autorizado pela maioria dos moradores. Esses encontros são importantes para esclarecer qualquer dúvida e mostrar os benefícios do procedimento. E atenção: a comunicação não deve se limitar aos preparativos da auditoria. Ao final do processo, é preciso dar visibilidade aos resultados encontrados, mostrando que o investimento deu resultados reais e que a administração do condomínio ficará melhor dali em diante.

Defina uma periodicidade

Em geral, a possibilidade de uma auditoria só é levada em conta quando já existe uma certa desconfiança em relação às finanças condominiais. É aí que acontece a chamada auditoria emergencial, que pode exigir um investimento mais alto.

Para não chegar a esse ponto, o ideal é que cada condomínio tenha um calendário de auditorias — que pode ser mensal, semestral ou anual. A ideia é levar a cabo a máxima de que prevenir é melhor que remediar, garantindo transparência perene sobre as finanças e possibilitando a melhoria constante das diretrizes administrativas.

Tenha apoio profissional

Como falamos no início do post, uma auditoria externa conta com a participação de um profissional terceirizado. Esse tipo de metodologia proporciona imparcialidade sobre o processo e diminui qualquer possibilidade de interferência indevida durante sua realização.

Todavia, é preciso acionar o profissional certo. O ideal é que seja contratado um contador ou uma empresa de contabilidade especializada em prestar serviços para condomínios. Lembre-se de que o profissional envolvido deve ser autorizado pelo Conselho Regional de Contabilidade da sua região.

Abuse da tecnologia

Qualquer auditoria fica infinitamente mais fácil quando a gestão das contas condominiais é eficiente no dia a dia. Aí é que mora o detalhe: o trabalho manual, por si só, pode não ser suficiente para lidar com um grande número de boletos e contratos referentes ao condomínio.

Por isso, vale muito a pena ter um sistema de gestão especializado. Essa ferramenta tecnológica facilita a gestão de documentos, gera relatórios automáticos que agilizam a prestação de contas e ainda pode ser utilizada como ponte de comunicação entre administradora, síndico e moradores. Um bom sistema de gestão condominial ainda é capaz de armazenar com segurança informações das transações financeiras realizadas em nome do condomínio, simplificando o resgate de documentos e a auditoria em si.

Se você quer realizar impecáveis auditorias em condomínios e melhorar a gestão da sua administradora, entre em contato conosco e peça uma demonstração do Alterdata Immobile!