Administradores de condomínios e eSocial: tudo o que você precisa saber
Gerir um condomínio não abarca apenas soluções para boa convivência entre condôminos. A parte de gestão de trabalhadores vinculados ao condomínio também assume importância, em especial com o advento do eSocial. Essa ferramenta é uma verdadeira modernização no modo de envio e armazenamento de documentos e dados fiscais, trabalhistas e previdenciários. Por isso se torna uma ferramenta essencial para administradores de condomínios e eSocial.
Informações como lançamento de férias, folhas de pagamento, admissão e desligamento de funcionários devem ser informadas em tempo real no sistema do eSocial. Por essa razão, administradores de condomínios devem ter uma boa organização para garantir que as informações sejam enviadas sem atraso, o que pode acarretar multa.
Quer saber mais detalhes sobre esse assunto? Acompanhe este artigo descubra um pouco mais sobre o eSocial. Descubra como ele impacta a rotina de administradores de condomínios e síndicos. Confira!
Afinal, o que é o eSocial para administradores de condomínios?
O eSocial é um sistema criado em parceria conjunta entre a Receita Federal do Brasil, a Caixa Econômica Federal, o Instituto nacional de seguro social (INSS) e o Ministério do Trabalho. Portanto, é uma ferramenta tecnológica desenvolvida pelo governo federal do Brasil e tem expertise para aprimorar a gestão de dados de trabalhadores.
Por isso esse programa que se tornou obrigatório para os mais diversos setores do país, incluindo administradores de condomínios. Desde o ano de 2018, é obrigatório o seu uso para condomínios. No entanto, a implementação total do sistema foi concluída apenas em 2021.
No eSocial são adicionados os dados sobre a informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias. Assim fica mais fácil a realização de fiscalização por parte do governo para averiguar se as obrigações trabalhistas são registradas no condomínio.
Por isso que o eSocial tem alta relevância para o processo de combate à sonegação fiscal. Pois os sistemas informatizados são alimentados em tempo real, trazendo maior transparência nos repasses de informações. Uma vez identificado algum problema grave, os condomínios podem estar sujeitos a autuações da Receita Federal e outras providências.
Como o eSocial altera rotina de administradores de condomínios?
O eSocial é obrigatório para condomínios que possuem a funcionários. Portanto, é preciso alimentar o sistema do eSocial com as informações das rotinas trabalhistas vinculadas ao condomínio. Por exemplo, é preciso informar os dados sobre pagamento de férias, admissões, hora extras e até mesmo acidentes de trabalho.
Praticamente a utilização do eSocial pela administradores dos condomínios não cria novas obrigações. Mas faz com que o único arquivo vai reunir as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias.
Para que o administrador de condomínios consiga administrar de maneira correta o eSocial é fundamental adotar algumas medidas. Por exemplo, quando tem admissão de um funcionário novo é necessário fazer o envio dos dados pessoais trabalhistas do funcionário no prazo de um dia antes do início do trabalho.
É importante informar e descrever as funções exercidas pelos todos os funcionários vinculados ao condomínio. Assim como é preciso informar sobre a presença de laudos médicos e atestados apresentados pelo outros funcionários.
Os administradores de condomínios também devem ficar de olho nas regras de medicina e segurança de trabalho. Isso ajuda a evitar acidentes e também realizar o registro correto, caso eles aconteçam.
Também os administradores devem se organizar com contadores e profissionais da área jurídica a respeito das obrigações contábeis e legais sobre a gestão condominial. Junto a esses setores é fundamental realizar e solicitar relatórios sobre os processos administrativos judiciais que o condomínio eventualmente está respondendo. Essas informações devem ser registradas no eSocial.
Como o síndico pode atuar junto aos administradores de condomínios e eSocial?
O síndico assume a responsabilidade legal pelo condomínio. Portanto, ele tem como obrigação acompanhar o comprimento de tudo que é exigido no sistema eSocial. Por isso é importante que haja uma boa relação entre o síndico e administradores de condomínios.
Principalmente em situações onde há inserção de eventos retroativos, como demissões e admissões e pagamento de férias. Essas circunstâncias não podem existir, pois a prestação das informações devem ser realizadas em tempo real.
Caso contrário, o atraso ou não o cumprimento dos prazos pode ocasionar em multas para o condomínio. Essas variam de acordo com a informação e a gravidade da situação encontrada.
Um dos benefícios dessa relação mais próxima entre síndico e administradora de condomínios é a transparência. Pois a implementação do sistema eSocial fará com que a gestão do condomínio seja mais tranquila e fácil de ser acompanhada.
Essas foram algumas informações sobre o eSocial para administradores de condomínios. Possuir um sistema de gestão de condomínios digital é uma das estratégias que facilitam a alimentação de dados para o eSocial. Esse tipo de tecnologia consegue fazer a transmissão virtual das informações no tempo certo. Além disso, o software ajuda a criar relatórios e ter uma visão 360 graus de todas as atividades realizadas no condomínio.
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