O início de ano é ideal para planejar ações de melhoria e estratégias, e transformá-las em ações. Alguns dos principais pontos a serem observados para quem administra condomínios é o Planejamento Financeiro e controle do patrimônio, com as devidas manutenções ou aquisições, acompanhando a evolução legal do condomínio. É muito importante planejar assembleias extraordinárias que vão ajudar nesse processo.

Como, então, montar um bom planejamento financeiro? Primeiro, precisamos analisar com critério todas as contas do condomínio, identificando a evolução do que de fato aconteceu, buscando definir os indicadores que podem impactar as contas e planejar, junto da média da inadimplência, outras possíveis faltas de recursos. Com todo este leque de informações, podemos organizar o novo ano e identificar se o condomínio vai precisar ser reajustado e em quanto os condôminos serão impactados.

Ainda falando de gestão financeira, mas olhando para as manutenções de curto, médio e longo prazo que os condomínios têm a fazer, em determinados momentos a conta pode entrar como cota extra, mas em outros ela pode fazer parte do planejamento anual das receitas ordinárias. Uma pintura das paredes do salão de festas não precisa entrar como cota extra, bem planejados os custos mensais, ela pode ser absorvida e até agregar mais valor aos espaços com pequenas melhorias. Claro, uma manutenção da fachada precisa ser planejada como controle do patrimônio e com cotas específicas.

Outra grande preocupação que os síndicos têm é definir a legalidade do condomínio. Temos condomínios que não fazem as devidas manutenções de extintores, mangueiras de incêndio, muito mal fazem a dedetização e limpeza de caixas d´água, imagina lembrar do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros? E os elevadores? A administradora pode ser um braço forte na gestão e oferecer um quadro das obrigações anuais, ajudando a planejar e orientar sobre os contratos e orçamentos, agregando, assim, mais valor ao serviço.

Para coroar um bom planejamento, precisamos organizar as assembleias ordinárias e extraordinárias. Alguns condomínios são pequenos e sem novidades aparentes, precisam apenas fazer a ordinária no mês definido em convenção, mas outros condomínios já possuem uma estrutura mais complexa por si só. Sendo assim, por que não planejar com o síndico algumas ações estratégicas e já organizar as assembleias?

Os condomínios novos sugiro 3 assembleias após a instalação do condomínio:
1. Aprovação de Regulamento interno, Novas incorporações na estrutura do condomínio como aprovação de instalações de câmeras, sistema de segurança e primeiros pareceres sobre a vida do condomínio. Sugestão de acontecer a cada 90 dias.

2. Com 6 meses, a sugestão é uma assembleia para uma pré-prestação de contas do semestre, revisando a previsão orçamentária e planejando uma nova, caso necessário, com avaliação das melhorias propostas e definição de novas ações iniciais. Uma das propostas pode ser a individualização do gás ou da água, caso ainda não tenha no condomínio.

3. Com 9 meses, uma extraordinária para discussão e aprovação de um plano diretor do condomínio, com a montagem de comissões específicas: Manutenções e Obras, Social, Gestão de Pessoas e Segurança. Este tipo de plano coloca o condomínio em outro patamar de ações, que independente do síndico, garante a execução dos serviços necessários.

Na Assembleia Ordinária o plano com os pareceres das comissões é reavaliado.

Garantimos, assim, um bom planejamento e uma rotina mais orgânica nas administradoras. Vale lembrar que ter um bom software para gerenciar as assembleias programadas e executadas faz toda diferença nas administradoras. O Immobile Condomínio tem a rotina de Obrigações do Condomínio e a Gestão de Tarefas para sua empresa não perder prazos e manter o cliente ativo na sua carteira.

Rafael das Neves Carvalho
Síndico Profissional e Instrutor da Inteligência Comercial da Alterdata.