Saber administrar os contratos de locação é fundamental no que diz respeito a otimização de tempo, que por sua vez contribui fortemente para o fechamento de novos contratos. Além disso, um contrato de locação bem costurado e gerido corretamente, traz também outros benefícios, como, por exemplo, uma maior facilidade na hora de realizar cobranças.

Desse modo, hoje daremos 7 dicas para que a sua imobiliária consiga administrar todos os seus contratos de forma simples e organizada e que traga resultados. Confira

Qual a importância de uma boa gestão dos contratos de locação?

Antes de mais nada, estabelecer um padrão com relação ao controle de documentos importantes pode representar um grande passo para o desenvolvimento de qualquer companhia. Com as imobiliárias não é diferente, já que a administração correta dos contratos de locação pode se transformar em vantagem competitiva, colocando a empresa à frente dos seus concorrentes.

Entretanto, por mais que essa seja uma premissa básica, ainda assim, diversas imobiliárias acabam deixando essa questão de lado e direcionando todas as suas energias no cumprimento de outras tarefas, o que mais tarde se prova ser um grande erro.

Dessa forma, dada toda a importância de uma boa gestão dos contratos de locação, buscar por alternativas capazes de aprimorar a forma como seus colaboradores lidam com essa tarefa, certamente contribuirá para que sua empresa se desenvolva com mais rapidez.

No próximo tópico, falaremos um pouco mais sobre contratos de locação, dando dicas de como gerenciá-los e organizá-los de forma eficaz. Acompanhe!

Confira 7 dicas para gerenciar seus contratos de locação

 

Organização de processos e documentos

Conforme mencionado acima, manter processos e documentos organizados é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Dessa forma, trabalhos de rotina como a confecção da papelada, emissão de boletos e repasse de valores para proprietários, por exemplo, precisam passar por um controle rigoroso para garantir que sejam realizados na data certa.

Por fim, é importante cada colaborador entender exatamente a sua função dentro da empresa, colaborando para que os procedimentos sejam feitos corretamente e diminuindo o risco de falhas.

Data fixa para pagamentos

Não permitir que o pagamento do aluguel e outras taxas possam ser pagas em dias aleatórios é uma excelente forma de manter a saúde financeira da sua imobiliária em dia.

Assim, estabeleça uma data de recebimento e informe seu inquilino a respeito do acréscimo de multas e encargos caso os pagamentos não sejam realizados dentro do período estipulado. Lembrando que essa data pode ser decidida em comum acordo, levando em consideração a necessidade dos seus clientes.

Gestão do atendimento

Outro ponto importante com relação aos contratos de locação diz respeito à forma como seus clientes são atendidos. Nesse sentido, estabelecer um padrão de atendimento na hora de elaborar contratos, tirar dúvidas ou até mesmo receber reclamações é parte essencial no processo. Treinar toda a equipe de funcionários também é essencial para garantir a excelência no atendimento.

Tenha disponível algumas opções de garantias locatícias

Diversifique as garantias locatícias oferecidas pela sua imobiliária e aumente suas chances de fechar negócio, Desse modo, dentre algumas outras formas de garantia além do fiador, estão a caução e o uso de um título de capitalização.

Uma boa dica é fazer parcerias com seguradoras que oferecem o serviço de seguro fiança. Nessa modalidade, o inquilino paga um valor para a empresa para conseguir a garantia locatícia. Ou seja, se o locatário não realizar o pagamento do aluguel, a seguradora o fará.

Controle, reajustes e cobranças

Fazer o controle do vencimento dos contratos de locação também contribui para uma administração mais fluida e descomplicada. Assim, caso o inquilino queira renovar o contrato, é feito o reajuste anual do valor do aluguel, logo, é preciso ficar atento para as datas desses reajustes e o seu percentual de aumento.

Se o pagamento de outras taxas como, por exemplo, o IPTU for de responsabilidade do inquilino, também é necessário calcular o aumento desses valores. Em suma, o acompanhamento do vencimento dos contratos é primordial para garantir a cobrança dos valores corretos da locação. Além disso, se o locatário decidir não renovar o contrato, o imóvel pode ser anunciado rapidamente para locação.

Formalização de contratos

Muitas imobiliárias a fim de fechar seus contratos com maior rapidez e evitar de perder clientes para a concorrência, acabam selando acordos ruins e que são prejudiciais à empresa, ou então não solicitam toda documentação necessária para dar andamento no processo.

Desse modo, quando se trata de gerenciar contratos de locação, evite abrir exceções em relação à documentação exigida. Isso evita problemas futuros, e garante a boa reputação da imobiliária.

Os contratos de locação da imobiliária obrigatoriamente precisam expor e detalhar tudo que o inquilino pode ou não fazer no imóvel, além de datas de pagamento, reajuste do aluguel, vigência da locação, etc. Ao inserir tais regras no contrato, sua empresa se livra de problemas futuros caso o inquilino não as cumpra.

Fique atento ao pagamento dos inquilinos

De antemão, a inadimplência é um problema comum vivido por diversas imobiliárias e que interfere negativamente na gestão das finanças da empresa. Uma forma de evitar situações como essa é justamente realizando o acompanhamento das datas de pagamento e confirmando se a locação foi paga.

Dessa forma, em caso do inquilino não realizar o pagamento do aluguel, lembre-se de alertá-lo através de lembretes e enviar a cobrança novamente.

Em síntese, ao saber com antecedência que o pagamento não foi realizado, maiores são as chances de evitar complicações futuras. Vale também investir em réguas de cobrança, elas são ótimas ferramentas para otimizar o controle de recebimento das locações. Por último, mantenha o cadastro dos clientes atualizado.

Agora que você aprendeu a administrar os contratos de locação da sua imobiliária, acesse nosso blog e veja outros artigos parecidos como esse e que serão fundamentais para a boa gestão da sua empresa.