O monitoramento de áreas comuns é uma das maiores preocupações de síndicos e administradoras que desejam manter uma convivência pacífica entre condôminos e ainda evitar desperdício de recursos.

Mas como isso realmente se reflete no seu trabalho? Como é possível manter o controle mesmo em condomínios com grande circulação de pessoas? Para responder a essas e tantas outras perguntas, preparamos este post especial sobre o assunto. Confira!

Como as áreas comuns podem gerar dor de cabeça?

Se você gerencia condomínios há algum tempo, com certeza já precisou resolver problemas envolvendo o uso de áreas comuns. Dependendo do tamanho da edificação, do seu caráter residencial ou comercial, são muitos os espaços a controlar, monitorar e organizar, como:

• hall;
• piscina;
• portaria;
• área de churrasqueira;
• salão de festas;
• playground;
• quadra;
• estacionamento;
• academia.

Como essas são áreas de uso coletivo dentro de uma propriedade privada, as pessoas podem, muitas vezes, sentir certa dificuldade de separar o que é delas e o que é de todos. O resultado surge em forma de uma série de conflitos por interesses.

Geralmente, esses atritos são causados pelo uso inadequado de equipamentos, por barulho excessivo, conflito de datas na agenda do condomínio, degradação, depredação com danos materiais e até furtos. A área comum ainda pode se tornar um campo de batalha para vizinhos com conflitos entre si, gerando um mal-estar maior.

Como em quase todos os aspectos relacionados à gestão de um condomínio, gestores, administradoras e conselhos precisam de organização e estruturação no seu trabalho para não deixar que esses pequenos incidentes se transformem em uma situação insustentável inclusive para a convivência.

Como investir no monitoramento de áreas comuns?

Afinal de contas, como é possível monitorar essas áreas de forma prática, organizada e com uma resolução rápida para conflitos? Para ajudá-lo nessa missão, vamos apontar algumas dicas essenciais para esse trabalho. Acompanhe!

Instale câmeras de segurança

As câmeras de segurança se popularizaram ao longo da última década, transformando-se na solução mais utilizada para o monitoramento de áreas comuns. Além de possibilitarem a vigília constante desses espaços, as imagens se tornam registros para ajudar na resolução de conflitos, ainda funcionando como apoios para todas as outras dicas que daremos.

Mas atenção: se você vai investir em câmeras, é importante que conheça algumas recomendações:

• apenas áreas comuns podem ser monitoradas e tais espaços devem ter indicações claras de que as pessoas que ali se encontram estão sendo filmadas;
• o síndico é responsável pelo controle de acesso às imagens do monitoramento;
• as imagens podem ser exibidas ao conselho dos moradores, como forma de colaboração para a fiscalização do trabalho do síndico ou da administradora;
• não é recomendado atender à requisição de posse das imagens por condôminos, evitando sua utilização para questões pessoas e impertinentes — exceto perante ordem judicial;
• as imagens podem ser cedidas à polícia perante requisição, mas também só há a obrigação no caso de ordens judiciais.

O responsável atento a essas recomendações pode incorporar o uso de câmeras de segurança sem problemas. É uma maneira eficiente de atender a incidentes de várias naturezas com agilidade e também de ter um material evidencial mais concreto para a resolução de disputas.

Elabore normas internas claras

Não só as câmeras, mas quaisquer outros tipos de monitoramento de áreas comuns precisam estar definidos em normas claras, objetivas e acessíveis. Uma estrutura bem definida para a utilização desses espaços inibe o abuso por parte de condôminos e conflitos baseados apenas em boatos. Todos os envolvidos devem ter conhecimento das normas.

Invista em comunicação

A melhor forma de garantir a boa convivência por uma série de regras é investindo na comunicação entre condôminos e síndico ou administradora. Por mais que os aplicativos de mensagens já sejam muito utilizados para esse propósito, podem se transformar em uma fonte de conversas paralelas, mensagens confusas e discussões sem objetividade. Por isso, você precisa ir além no seu trabalho.

O ideal é criar um canal organizado de atendimento a conflitos, resposta a dúvidas e abertura para sugestões. Nesse ambiente, é importante que os condôminos se sintam à vontade, com privacidade e atenção, para se expressarem como quiserem.

Com essa estrutura, é possível registrar chamados, acompanhar o desenvolvimento de discussões e buscar soluções objetivas para cada caso. É uma forma de trazer inteligência para a administração.

Organize o agendamento

Outro ponto crítico nesse cenário diz respeito ao agendamento de áreas especiais, como salão de festa e churrasqueira. Esse processo deve ser organizado e automatizado, para que não haja perigo de conflito de datas ou abuso do sistema. O agendamento precisa ser objetivo, em tempo real e disponível para todos os condôminos.

Controle o pagamento

O pagamento relativo ao uso de áreas comuns é fundamental para que o condomínio consiga realizar a manutenção do espaço. Quando há muita inadimplência, esse gasto começa a sair diretamente da reserva que poderia ser empregada para melhorias e consertos mais prioritários.

É importante deixar tudo bem claro nas normas e na comunicação, além de automatizar o controle com a geração de boletos e o monitoramento de quem está (ou não) pagando. É melhor fazer a negociação antecipadamente, logo que o problema se inicia. Caso contrário, a dívida pode virar uma bola de neve impagável. Aí todos saem perdendo.

Por que a tecnologia deve ser uma aliada?

Falamos aqui sobre ações práticas para monitorar melhor os espaços coletivos, certo? Mas existe uma dica final que une todas essas ideias: a utilização de tecnologia para facilitar esse trabalho.

Um bom software de gestão consegue integrar a comunicação entre os condôminos, gerenciar disputas e reclamações, controlar pagamentos e até ajudar a armazenar e organizar o registro de imagens por câmeras de segurança. Investir em tecnologia pode ser, assim, o primeiro passo para um monitoramento de áreas comuns realmente eficaz.

Com essa ajuda, é possível por em prática todas as dicas que listamos, transformando sua capacidade de administração do condomínio com inteligência, organização e normas bem definidas.

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