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Como ter uma administradora imobiliária mais organizada?

leads imobiliários
A rotina de uma administradora imobiliária requer muita agilidade e assertividade nos procedimentos. No entanto, nem sempre é possível conquistar essa presteza, ainda mais quando não se adota boas práticas de gestão e otimização de processos. Com isso, a administradora imobiliária pode perder clientes e espaço no mercado.

Por outro lado, quando uma gestão imobiliária é feita de forma organizada garante maior produtividade da equipe, redução de custos, otimização de processos e fidelização de clientes. Para isso, é fundamental ter um planejamento estratégico e também fazer uso de boas tecnologias.

Se você é do tipo de gestor que têm dúvidas sobre quais ações tomar e como implementar essa organização na prática, repare no texto a seguir. Vamos mostrar dicas indispensáveis para ter sucesso nesse processo. Confira!

Tenha em mente os deveres da administradora imobiliária

Uma administradora imobiliária pode perder bastante tempo resolvendo dúvidas oriundas de seus clientes, as quais poderiam estar explícitas nos contratos e informes gerais da administradora. Por isso é importante fortalecer a comunicação dos deveres que a administradora deve assumir.

Alguns desses deveres são a realização de cobrança de taxa de locação, vistoria de imóvel e conferência de documentação, quando for necessário. É importante que o gestor da administradora esteja sempre ciente das condições do imóvel. E informe isso ao cliente. Assim, garante-se que o locador consiga entregar a casa ou apartamento nas condições contratadas.

E que não surja nenhum problema, como, por exemplo, reformar danos causados no imóvel pelo inquilino. Por isso que o termo de vistoria, por exemplo, deve ser feito de maneira rigorosa bem como a sua avaliação durante a entrega do imóvel.

Tenha atenção a contratos e documentos

É de extrema necessidade que os contratos realizados pela administradora imobiliária sejam bem elaborados. Por isso é preciso contar com uma boa equipe de advogados de confiança e de vasta experiência que consigam elaborar os contratos de forma eficiente.

Além de realizar a contratos de qualidade é necessário também se certificar que tanto inquilino quanto locatário vão assiná-los de maneira adequada. É preciso, por exemplo, instruí-los para que a entrega dos documentos necessários sejam de acordo com as normas adotadas para a comprovação de documentos.

Uma vez firmados os contratos é importante que a administradora imobiliária tenha uma pasta específica de cada imóvel. Dessa forma, vai ser mais fácil encontrar informações do locatário e do locador. Torna-se possível encontrar informações necessárias a qualquer época de duração do contrato.

Otimize os processos

Fazer a otimização de processos consiste em trazer simplificação para todo a rotina da imobiliária. Isso quer dizer também eliminar processos demorados e muito burocráticos. Assim, corretores e colaboradores em geral acabam ficando menos sobrecarregados podendo ter maior produtividade nas atividades mais complexas.

Também nesse cenário é possível simplificar os processos e tornar gestão ainda mais transparente e ágil. Por isso é necessário organizar as demandas internas e criar padrões para a utilização das tarefas.

Faça o alinhamento de toda a equipe

Quando se fala de organização é preciso levar em conta que a administradora imobiliária trabalho de forma holística. Isso quer dizer que todos devem ter conhecimento e praticar os objetivos e as metas comuns da organização.

Dessa maneira, por mais que a administradora imobiliária esteja categorizada em diversos setores e funções, é necessário fazer o alinhamento como um todo. Esse tipo de sintonia entre os colaboradores ajuda a reduzir os conflitos e melhorar o trabalho em equipe. Como resultado disso, a administradora imobiliária consegue alcançar os resultados cada vez melhores e em menor tempo.

Faça uma gestão horizontal

Historicamente, as empresas foram organizadas em modelos hierárquicos de pirâmide. Isso quer dizer que no topo da estrutura estão os gestores e nas escalas inferiores estão os colaboradores. Assim, as ordens e ideias vem da parte de cima para baixo.

No entanto, essa conduta com o passar dos anos se mostrou ineficaz. O motivo para isso é que os colaboradores acabam ficando afastados dos processos da empresa e a gerentes perdendo também o conhecimento sobre a realidade dos colaboradores.

Em substituição ao modelo de pirâmide, outra proposta se mostra mais interessante: o modelo de gestão horizontal. Considerada mais eficaz, nesse tipo de abordagem, gestores e colaboradores trabalham juntos em busca de soluções para crescimento da empresa. Esse tipo de integração também é benéfica para aumentar a concretização das metas e cria um ambiente mais interessante para se trabalhar.

Não perca o foco no cliente

Aumentar as vendas da administradora imobiliária é fundamental para o sucesso desse negócio. Para isso, o ramo imobiliário precisa sempre estar fomentando a fidelização e atraindo novos clientes.

Por isso é fundamental investir em estratégias de marketing, as quais melhoram o treinamento das vendas e também o conhecimento sobre o perfil do público alvo. Assim, é possível saber exatamente quais ações têm mais chances de dar certo para fidelizar ou captar novos clientes.

Adote o uso de tecnologias

Ter o conhecimento sobre todos os processos estratégicos da administradora imobiliária não é o bastante para ter sucesso nesse negócio. É fundamental contar ajuda de ferramentas adequadas para otimizar todo esse trabalho da administradora imobiliária.

Por exemplo, hoje em dia, estão disponíveis softwares que ajudam tanto a executar tarefas quanto facilitar a gestão de imóveis. Esse tipo de tecnologia permite acompanhar os prazos dos contratos e outros documentos. Também é possível emitir relatórios periódicos a fim de identificar quais variáveis presentes no negócio precisam ser melhores acompanhadas.

Ainda, o software de gestão permite distribuir melhor as tarefas na empresa. Por meio de um painel de distribuições de tarefas, o gestor consegue saber quais colaboradores estão cumprindo o determinado. Com isso, a tecnologia faz com que a administradora imobiliária consiga ter mais competitividade e sempre agradar aos clientes.

Essas foram algumas dicas de como organizar a gestão da administradora imobiliária. É importante destacar que a utilização de softwares requer a contratação de empresas que de fato tenham bons produtos no mercado. Isso ajuda a obter os resultados esperados e evita que haja vazamento de dados ou outras situações indesejadas no processo de gestão.

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